作者: Elmer Perry 翻译: 相晓伟 校对: 吴云 顾履冰
Calc是LibreOffice中与微软的Excel兼容的电子表格模块。在上一期的文章中可以看到我们使用Calc建立了一个贫困户统计数据库，但它的功能并不仅限于搜集数据。顾名思义，Calc可以使用许多内置的程序来进行计算。这意味着我们不必手动计算某些列的总和，我们可以插入一个公式来进行累加。在Calc中你还可以做一个“如果……”的假设来处理电子表格中的数字。
在我们创建预算电子表格之前，你需要知道一个文件（在Calc中有时也被称为工作簿）是如何工作的。 每个文件可以包含几个不同的电子表格。 在一个新的工作簿中，你会得到三个默认命名为工作表1，工作表2和工作表3的电子表格。它们位列于窗口底部的标签中。 每个电子表格由单个单元格组成。 通过它们的列字母和行号可以辨别单元格。例如，在左上角的第一个单元格是A1，第一列，第一行。每个电子表格能容纳1024列和1,048,576行。
Calc的窗口布局和Writer的窗口相比有一点点区别。你还有一个菜单栏和格式栏，但在格式栏下面还有公式栏。当使用Calc工作时，公式栏会成为你的朋友。最左边的框是当前选中的单元格的名称框。它会显示你当前选中的单元格或单元格的范围。那三个按钮分别是函数向导，求和按钮和功能按钮。文本框是输入行，用来编辑单元格里的内容。
在电子表格的顶部，可以看到列标题（A，B，C……）和沿着左侧排列的行头（1，2，3……)。表格中的行和列由浅灰色线条标识。当你设计电子表格时就会发现这个表格很方便。
有几种在单元格中输入数据的方法供你选择。可以点击单元格后直接输入。当输入完成后，按Enter（回车）键，Calc就会移至下面的单元格中。还可以点击一个单元格，在公式栏中的输入行上输入你的数据。这种方法有一个缺点，我会在后面解释，但有时它是编辑单元格内容的最好方法。你也可以通过双击单元格后在其中直接编辑。这样你会进入单元格编辑模式。这种模式和在公式栏中编辑的模式类似。
你可以拿起鼠标点击想要的单元格来在电子表格中浏览数据。然而，既然手已经放在键盘上了，使用键盘快捷键完成这些功能岂不是更好。Tab键让你右移一个单元格。Shift+Tab键左移一个单元格。 Enter（回车）键下移一个单元格，Shift+Enter（回车）键上移一个单元格。当未进入编辑模式或未使用输入行时，方向键可以让单元格高亮框随着箭头方向移动。当处于编辑模式或使用输入行时，方向键浏览将失效，但你可以在内容中移动光标。
现在，掌握了这些工具后，让我们来建立预算电子表格的第一部分。 打开一个新的Calc文件。点击第一行行首上部和列标题左侧的空白灰色区域（译注：即行首和列首交汇的左顶角单元格）。这将选择整个工作表。在格式栏上，将字体设置成好看的sans-serif字体（比如Arial），设置字体大小为12磅。这样我们就为整个工作表设置了默认的字体和大小。
在单元格A1中，输入文字“Income for This Period（本季度收入）”并按下Enter（回车）。现在，先别担心文本会溢出单元格。过会儿我们再来解决它。在A列的第二行中输入“Sources（来源）”。在A列的第3行，输入你收入的不同种类，例如：工资，自由职业收入，奖金。我对那些不适合归入其他类别的收入来源，如彩票中奖和辞掉你的日常工作，通常会添加一个“Misc（杂项，其他项）”。
此时，你填写的收入来源可能溢出了它们所在的单元格。可以点击单元格A和B之间的列头同时拖动（鼠标）来调整列宽。 我们还没有注意到单元格A1。 现在，A1中的内容溢出解决了，只要确保你的所有收入来源和当前列宽合适就行。
移动到单元格B2。输入“Amount（金额）”。按Enter（回车）键。在B列中，输入每种收入来源的金额。你会发现默认的数字都不符合货币的格式。让我们来把它们变得看起来像货币金额吧。下来我们立刻对它改头换面。您可以通过点击鼠标左键并拖动直至所有的数字都高亮来选择所有已被写入数字的单元格。您还可以单击的第一个单元格，按住Shift键，再点击最后一个单元格。或者通过键盘中Shift键和方向键来选中它们。在Format（格式）>Cells（单元格）>Numbers（数字）中选择货币类别。在上述格式框中，选择你所在的国家正确的货币类型。从格式框中选择一种货币格式。这完全由你而定。 由于在收入单元格中不应该出现负数，货币格式已经为此做了限制，所以你不需要太担心出现负数时如何处理数字格式的问题。
现在，我们处理A1中的内容溢出到B1的问题。由于这段文字是本部分的标题，我们希望它在本区域中跨列显示。办法就是合并单元格。高亮显示单元格A1和B1，选择Format（格式）>Merge Cells（合并单元格）>Merge and Center Cells（合并和单元格居中）。以后我们会多次用到合并单元格功能，它应该会成为您最喜爱的格式功能之一。不幸的是，没有键盘快捷键来实现这个功能，不过你可以通过Tools（工具）>Customize（自定义）>Keyboard（键盘）来创建。但请注意你不能为一个常见的或预定义的功能创建键盘快捷键。
现在，我们来让它看起来像一个标题。先设置字体为粗体，通过Format（格式）>Cells（单元格）>Font tab（字体选项卡），在“Typeface（字体）”下选择“Bold（粗体）”。让我们在它周围加上边框，使它稍微显示突出一些。点击“边框”页选项卡，在“Default（默认值）”选项下，单击第二个框，“Set All Four Borders（设置所有四个边框）”。保持默认风格，但把颜色改为灰色。单击“OK（确定）”。
对于Source（来源）和Amount（金额）标题，我们也希望它们突出显示，但需要看起来和本部分的标题有点不同，以便区分。选择内容为“Source”和“Amount” 的两个单元格。 在Format（格式）>Cells（单元格）>Font tab（字体选项卡）中再次选择粗体。点击“Boards tab（边框选项卡）”。这次我们只想在两个单元格之间添加边框。 点击那个在两个含有一个白色X的灰色框之间的用户自定义框。你会看到两者之间有条线，将颜色更改为灰色。在“Alignment tab（对齐选项卡）”中更改对齐方式为水平居中和垂直居中。在“Background tab（背景选项卡）”中选择背景颜色为淡蓝色（蓝8）。单击“OK（确定）”。
对于收入项，我们可以在它们周围添加一个边框，但这有时候会影响可读性。不过，我们可以突出偶数行。从第二项开始高亮显示名称和其金额。在Format（格式）>Cells（单元格）>Background tab（背景选项卡）中选择背景为浅灰色。我选择灰色10％。单击“OK（确定）”。对所有的偶数行重复此操作。
如果将“Name（名称）”和“Amount（金额）” 与整个电子表格中的边框分隔开会很不错。点击第一个“Name（名称）”，按住Shift键，然后单击的最后一个“Amount（金额）”。 这应该会高亮显示所有条目及其金额。在Format（格式）>Cells（单元格）>Border tab（边框选项卡）中的“Default（默认）”选项卡下选择第二个框，“Set Outer Border Only（只设置外边框）”。 你会发现用户自定义框有些不同。那里有四个含有一个白色X的灰色框。 点击顶部两个框中间的地方，这会在单元格之间添加一条垂直线。如果你点击中间区域，它会创建一个垂直线和水平线，这并不是我们想要的。更改颜色为灰色，然后单击“OK（确定）”。
这就完成了我们电子表格中的收入部分。在下期的文章中，我们将在预算电子表格加入Assets（资产）部分。同时也将开始在我们的电子表格中使用Sum函数做一些数学计算。